Foto af Jacob Morch

2 Grundlæggende principper for personlig produktivitet, og hvordan man følger dem

Det er enklere, end det ser ud til at gøre det godt og føle sig glad, du skal bare vende tilbage til det grundlæggende.

For cirka et år siden rejste jeg sammen med præsidenten for det firma, jeg arbejder for. Vi havde mødt nogle medarbejdere på højt niveau hos en stor kunde for at afslutte forhandlingen om en stor kontrakt. Dagen pakket ind, og vi befandt os i en hjørnebås på en temmelig dejlig restaurant. Serveren bragte os vores drinks, og vi ristede lukningen af ​​aftalen. Jeg besluttede at benytte lejligheden til at hente nogle vismandsråd fra nogen, der for mig syntes at have det hele sammen. Så jeg spurgte ham, punkt blank:

”Hvad tror du er nøglen til succes?”

Han holdt en pause og kiggede ned på sit glas vin og lod et svagt, men umiskendeligt grin danse over sit ansigt. Så kiggede han op på mig, og på den mest oprigtige og sikre måde, på hvilken jeg nogensinde har set nogen sige noget, sagde han følgende:

Der er kun 2 ting, du skal gøre for at gøre det godt i livet:
- Ær alle forpligtelser, du gør - store eller små
- Hold dine forpligtelser til et minimum

Vær absolut besat af disse to ting, og alt andet følger.

Dette virkede for simpelt for mig. Men jo mere jeg vader gennem dette liv - med forpligtelser over for mine kunder, kolleger, familie og venner - jo mere er jeg tilbøjelig til at være enig med det.

Det, jeg har fundet, er, at når jeg har det bedst, hvordan jeg har det - når jeg føler mig mest produktiv, skyldes det, at jeg er sikker på mine relationer. Disse forhold er dem, jeg har med alle mennesker i mit professionelle og personlige liv - inklusive det forhold, jeg har med mig selv. Når de ting, jeg laver, hjælper med at bevare de forpligtelser, jeg har foretaget mig selv og andre - selv når jeg ikke får et væld af ting gjort - føler jeg mig stadig som om det går godt. Jeg tror, ​​at vi undervurderer, hvor meget produktivitet der har at gøre med at føle dig godt til det, du laver, snarere end at møde metrics.

At have det godt koges virkelig ned til disse to ting. Det er simpelt at følge dem, men slet ikke let. Trangen til at gøre nr. 1 kan forveksles med trangen til at sige "ja" til en masse ting - hvilket betyder, at du opgiver nr. 2.

Du kan føle trangen til at gøre folk glade eller til at hjælpe dem, og det bør du - det er godt at hjælpe andre. Men hvis du ikke kan bevare forpligtelsen, eller hvis du er nødt til at bryde en anden forpligtelse for at beholde en anden, hjælper du ikke rigtig meget.

Ær ethvert engagement

Ær alle forpligtelser, du gør - store eller små. Dette gør to ting for at gøre dig til en mere ansvarlig og effektiv person. For det første bygger det troværdighed og tillid - som en kollega, en ven, en ægtefælle og uanset hvad dine roller måtte være. For det andet lindrer det en masse følelsesmæssig og kognitiv dissonans, både i dig selv og inden for dine relationer.

Stephen Covey bruger i sin klassiske bog The 7 Habits of Highly Effective People metaforen om en følelsesladet bankkonto, der deles af dig og enhver, du interagerer med regelmæssigt. Når du overholder et engagement, indbetaler du et indskud på den konto. Når du bryder en forpligtelse - uanset hvor lille - du foretager en tilbagetrækning fra den konto. Jeg har fundet ud af, at tilbagetrækningen fra at bryde forpligtelser ofte - uanset hvor lille forpligtelsen ser ud - er ganske stor. Desværre er indskud, der foretages ved at holde efterfølgende forpligtelser, meget mindre i forhold til udbetalingerne.

At holde forpligtelser, store og små, går videre end forpligtelser over for andre mennesker. Masser af mennesker ofrer deres tid, ressourcer og ambitioner for andres skyld. Dette er godt, men det kan blive skadeligt, når du holder disse forpligtelser på bekostning af en anden vigtig form for forpligtelse: de forpligtelser, du indgår til dig selv.

Når du fortæller dig selv, at du vil gøre noget, men så skubbe det til side til fordel for andre ting, skader du din tillid til dig selv. Ja, du læste det rigtigt; du har et tillidsforhold til dig selv.

Effektive mennesker er effektive i stor del, fordi de har tillid til, at det, de sigter på at gøre, bliver gjort. De tror på sig selv, fordi de tror på sig selv. Men når du udsætter dig - når du fortsat undlader at gøre det, du sagde til dig selv, ville du gøre - opløses den tillid. Det gør det meget sværere at motivere dig selv til at overholde de frister, du har fastlagt til dig selv, når du ikke har gjort det indtil videre. Du føler intuitivt, at du ikke kan stole på dig selv, baseret på din track record af brudte forpligtelser.

Hold dine forpligtelser til et minimum

At bryde forpligtelser skader relationer og omdømme. At vide, at du bliver nødt til at bryde et engagement, skaber angst for den uundgåelige skade - for både dig og den anden part. Så den bedste måde at forhindre denne angst og skade er at bruge tid på nummer 2: minimere forpligtelser.

Sagen er, at arbejdet med at holde forpligtelser tager tid - ofte mere tid, end vi oprindeligt tror. Det tager også opmærksomhed igen, ofte mere end vi oprindeligt tror. Begge disse ting - tid og opmærksomhed - er begrænsede ressourcer. Vi må aldrig give dem fri til bare enhver, der kræver dem.

Husk: I modsætning til penge kan du ikke tjene mere tid eller opmærksomhed, så vær opmærksom på dem mere omhyggeligt, end du gør dine penge.

Dette betyder ikke, at du skal prøve at gøre de færrest mulige ting, være en flage og være doven. Faktisk tværtimod. Når du forpligter dig til noget resultat, skal du gøre alt, hvad du kan for at sikre, at du får det til. Du skal stræbe efter at gå ud over det, du lovede. Overrask, blænd og fornøj andre med det, du gør. Men det er kun muligt, hvis du omhyggeligt bevogter dine forpligtelser. At have færre forpligtelser betyder, at du har mere tid og opmærksomhed til at vie de ting, du har valgt at gøre.

I sidste ende handler dette andet princip om at maksimere gennem minimering - maksimering af værdien af ​​dine forpligtelser kommer som et resultat af at minimere antallet af dem. Dette giver perfekt mening, hvis du tænker over det.

Normalt betyder at påtage sig en masse projekter at få til opgave at ubestridt og ikke-værditilvækst arbejde i en del af disse projekter. Hvis du virkelig ser alvorligt med at holde ethvert engagement, vil din naturlige tendens være at opsøge forpligtelser til ting, som du føler giver et godt afkast på investeringen i din tid og opmærksomhed.

Desuden gør minimering af dine forpligtelser også en anden ting for at hjælpe med at tilføje den værdi, du bringer til dig selv og andre: det gør dig mere smidig. Agility her er din evne til spontant at hjælpe nogen med noget - selv uden at blive spurgt. Bortset fra at hjælpe dig med at blive et bedre menneske hjælper det dig også ved at størkne dine forhold til de omkring dig. Som om det ikke var nok, ved at være smidig giver dig mulighed for at udforske nye og interessante muligheder - som er nøglen til personlig vækst.

En enkel måde at tænke over det er denne:

I bund og grund er du dine forpligtelser, så hvor mange ting prøver du at være?

Prøv at være for mange ting for mange mennesker, og du kommer ikke til kort over de fleste af dem. Hvis du virkelig fokuserer på at gøre et par ting konsekvent godt for menneskene i dit liv, og du vil bringe reelle værdi til disse forhold. Denne værdi er kernen i et virkelig produktivt liv.

Handlingselementet: Behold en engagementhovedbog

Nu til afhentning: hold en engagement hovedbok. Det er en enkel oversigt over følgende:

  • hvad du har forpligtet dig til
  • hvem du har forpligtet dig til, og
  • når du har forpligtet dig til at gøre det

Hvis du læser dette, har du sandsynligvis en "at gøre" -liste - en liste over ting, der specificerer lige hvor optaget og strakt tynd du er. Men hvor mange af disse "at dos" repræsenterer faktiske forpligtelser? Hvor mange tror du, at du kan holde? Ser du på din liste på denne måde?

Du ved muligvis ikke engang: og det er en del af problemet.

For at forstå værdien eller prioriteten af ​​enhver handling eller projekt, skal du være i stand til at forstå dets underliggende forpligtelser - hvilket betyder forståelse for hvem du har forpligtet dig. Projekter og handlinger er ting, og de mangler værdi uden forbindelse til forhold i dit liv - hvad enten det er med andre mennesker eller med dig selv.

Det er enkelt at holde en engagementhovedbog. Hvis du har en opgaveliste eller et projektregister, kan denne hovedbok indlejres der. Hver gang du fortæller nogen, at du skal gøre noget, tag det med noget, der lader dig vide, at du har forpligtet dig til det. Hvis en dato blev lovet, skal du skrive den ind med den.

En endnu mere pålidelig tilgang ville være for ethvert engagement med en vedhæftet dato, læg den på din kalender som en "heldags" begivenhed. Jeg bruger både Microsoft Outlook og iCloud-kalenderen. Som en tilføjet jab til dig selv ved at være hver post i hovedbogen med (i alle kasketter) "FORMÅLET:". Det fungerer som en charme. På denne måde, når du ser på dine ting med det samme for dagen, siger toppen af ​​kalenderdagen "FORPLYSET: e-mail-rapport til Jeff" - eller hvad som helst. Det er svært at ignorere det. Denne praksis hjælper også med at adskille de sande forpligtelser, jeg har, fra andre ting, der bare skal gøres på et tidspunkt.

Uanset hvor du lægger dem, skal du se på disse forpligtelser hver dag - først om muligt - og dirigere det meste af din energi mod dem. Ret al den resterende energi og opmærksomhed mod at sikre dig, at du ikke påtager dig flere forpligtelser, end du kan klare. Dette er vanskeligt, men gennemførligt - hvis det gøres på den rigtige måde.

For eventuelle forpligtelser, som du ved, at du ikke kan opfylde, skal du genforhandle dem så hurtigt som muligt og være elskværdig med personen. Når alt kommer til alt gav du dem et løfte, så sørg for, at de forstår, at du gør det, så snart du kunne have det. Mængden af ​​respekt, som dette vil tjene dig (i de fleste tilfælde), er værdifuld nok til at betale for enhver ekstra tid, du bruger på at administrere din forpligtelsesbok.

I sidste ende er vi kun en så god person som de forpligtelser, vi holder. Så hvis du vil være den bedste person, du kan, skal du beskytte dine forpligtelser, ligesom du beskytter uvurderlige arvestykker. De er blandt de mest værdifulde ting, som du kan bruge din tid og opmærksomhed på.