5 trin til at nå dine mål i 2019

For at være en effektiv leder skal du først styre dig selv

For at styre et produkt, et team eller en organisation skal du først vide, hvordan du styrer dig selv, og det er ikke let at gøre. Selv hvis dine mål er klare (et stort hvis), føles det ofte som om du er inden for et katte-gif, præsident-tweet eller unødvendigt møde fra at blive suget ind i udsættelseens virvel. Og så det store projekt, du skulle tackle…?

”Det kan vente til i morgen.”

I år, hvad skal det til for at føle sig mindre reaktiv og mere proaktiv? Mere i kontrol, mere bevidst, mere effektiv? Hvad skal det til for at undgå distraktion og nærme sig dit arbejde med den nysgerrighed og kreativitet, det fortjener? Din karriere består af et diskret antal dage. I år, hvordan vil du få hver dag til at tælle?

Nedenfor undersøger vi fem trin, du kan tage for at få bedre resultater for dit produkt, dine kunder, din organisation og din karriere.

Vi begynder med at undersøge, hvordan du definerer dine mål og prioriterer din daglige indsats omkring dem. Derefter diskuterer vi, hvordan du kan behandle små opgaver mere effektivt, arbejde smartere ved at anvende kernetæller med populære innovationsmetodologier på dit eget arbejde og derefter opbygge de rigtige vaner til at understøtte alt det ovenstående.

Når vi er færdige, har du alt hvad du har brug for for at gøre 2019 til dit bedste år endnu.

Trin 1: Definer dine mål

I starten af ​​et nyt år er det let at starte direkte i nye og spændende projekter eller spille indhentning af gamle opgaver fra 4. kvartal. Dykning i tidligere defineret arbejde føles godt, fordi det er den klareste vej til hurtige gevinster og tilfredshed. Men gør det virkelig den bedste måde at støtte dine kunder, fremme din organisation eller videreføre din karriere? Din tid er værdifuld, så invester i din succes og fastlæg klare mål.

"Hvis du ikke arbejder på det rigtige, kan ingen produktivitetsmængde gøre dig effektiv."
- Hubert Palan, CEO @productboard

Det er sandt, at målene kan være skræmmende. De indfører risikoen for fiasko og holder dine fødder ved ilden, hvor du ellers kunne have været i stand til at gå på. Men den ekstra ansvarlighed og retning giver det fokus, du har brug for for at opnå mirakuløse ting.

Din daglige dag vil også være mere givende. Deloitte fandt i en to-årig undersøgelse af medarbejderengagement, som er citeret i measure what Matters, at ingen enkelt faktor har større indflydelse på medarbejderengagement end ”klart definerede mål, der er skrevet ned og delt frit.” Mål skaber tilpasning, klarhed og jobtilfredshed .

Så hvordan kommer du i gang?

Definer dine mål

  • Tilpas de fleste af dine mål med din organisations øverste forretningsmæssige mål.
  • Gør dine mål spændende! Indram dem i form af resultater (snarere end det arbejde, du vil gøre for at komme dertil) for at gøre deres værdi klar.
  • For hvert mål skal du angive de betingelser eller målbare resultater, der skal være opfyldt, hvis målet skal erklæres for fuldstændigt.
  • Definer mindst et mål for personlig / professionel vækst.
  • Brainstorm / skitsér de projekter, du muligvis forfølger for at nå dine mål. Hvis du gør det, får du dine mål til at føle dig mere konkrete, og det kan hjælpe dig med at forfine dem.
  • Del dine mål med din manager, dine kolleger og endda resten af ​​din organisation for gennemsigtighed, justering og ansvarlighed.
Produktadministratorer: Du vil også sætte mål for dit produkt!

Trin 2: Prioriter dine store klipper

Der er ikke noget mere tragisk end at vende tilbage til kontoret bevæbnet med klare mål og friske beslutninger kun for at blive trukket tilbage i cyklusen med reaktivitet, en Slack anmeldelse ad gangen. Dette er de presserende, men alligevel uvæsentlige opgaver, der konstant oversvømmer vores indbakker, feeds og opgavelister.

Hvordan forbliver vi fokuseret på vores største mål og undgår den uendelige cyklus af reaktivitet?

I 7 vaner med meget effektive mennesker forklarer Stephen Covey, at hvis du fylder en krukke med sand, så er småsten og til sidst klipper, de største klipper ikke passer. Men hvis du først tilføjer de store klipper, kan sand og småsten udfylde hullerne, og alt passer.

Prioriter dine store klipper.

På daglig basis betyder det at vælge en stor ting, som, hvis du er færdig, ville fremme en af ​​dine prioriteter og gøre dagen til en succes. Forfatterne af den nye personlige produktivitetsbog Make Time kalder dette dit daglige højdepunkt, og de tilbyder nogle gode tip til, hvordan dette fungerer i praksis.

Opnå dit daglige højdepunkt

  • Lav en 60 til 90 minutters blok uafbrudt tid til at tackle dine store klipper hver dag, ideelt omkring samme tid. For mange vil dette være den første ting om morgenen, inden du tjekker Slack / e-mail, og inden energi og viljestyrke falder.
  • Vær opmærksom på kilderne til distraktion, der afbryder dit dybe arbejde. Administrer / afinstaller vanedannende apps, undslip fra distraherende indstillinger, deaktiver underretninger, og sæt dine enheder på ikke-forstyrrelser. Hvis der kommer noget, der ikke er forbundet, skal du fange det på en post-it for at få det væk fra dit sind uden at afbryde din strøm.
  • Afvis ethvert forsøg på at booke tid over dit højdepunkt: "Undskyld, men jeg er allerede begået på det tidspunkt."

Dette sidste punkt er så vigtigt, at det er værd at udforske yderligere ...

Forsvar dine prioriteter

Jeg havde engang en kollega, der var meget efterspurgt. Som den eneste forretningsanalytiker i virksomheden var han en delt ressource mellem et antal hold og havde langt mere på sin plade end nogen person kunne klare. Alligevel var han for alt pres på ham bemærkelsesværdigt kølig. Hver gang nogen bad om hans hjælp til noget - uanset om det var en kollega, en VP eller administrerende direktør - ville han sige ...

”Bare så du ved, mine største prioriteringer lige nu er at færdiggøre bestyrelsesdækket og salgsanalysedashboardet, men jeg burde være fri til at arbejde på dette mod slutningen af ​​næste uge.”

At lære at sige “nej” til andres anmodninger om din tid kræver mod til at gøre det, selv når du er færdig med medfølelse. Men det bliver kun lettere. Når andre bemærker, at du konsekvent definerer, planlægger, udfører (og forsvarer) dine prioriteter, vil de stole på og respektere dig på en helt ny måde.

Brug formlen nedenfor som udgangspunkt:

”Det lyder som om dette er for dig, og fristen er W.
Mine nuværende prioriteter er X, Y og Z, men jeg forventer at komme til din anmodning i . | Mine nuværende prioriteter er X, Y og Z, og jeg har ikke båndbredde til at tage dette på i øjeblikket.
Hvis det er et problem, skal du eskalerer dette, og jeg kan arbejde med at revurdere prioriteringerne for mine projekter. ”

Eller hvis anmoderen er din manager ...

”Hvis dette skal håndteres øjeblikkeligt, hvilke af mine nuværende prioriteringer skal skubbes for at give plads til denne nye?”

Det kunne være lettere at sætte dine egne prioriteter, når du har staturen af ​​Warren Buffet, men der er i det mindste en kerne af sandhed i hans ordsprog, ”Forskellen mellem succesrige mennesker og meget succesrige mennesker er, at meget succesrige mennesker siger” nej ”til næsten alt."

Trin 3: Behandl dine små opgaver effektivt

Hvis dit daglige bidrag til dine største mål kræver en uafbrudt indsats på 60 til 90 minutter, hvad gør du så med den resterende tid?

Ideelt set finder du endnu mere tid til at fokusere på det, der betyder mest. Men på et tidspunkt bliver du nødt til at besvare denne kundemail, støtte dine kollegers arbejde og udføre delegerede opgaver. For disse mindre anstrengelser kan du håndtere dem mest effektivt ved at følge flere tommelfingerregler.

Frigør dit sind

I psykologien siger Zeigarnik-effekten, at vi husker ufuldstændige eller afbragte opgaver bedre end afsluttede opgaver. Det forklarer, hvorfor vi ofte bliver distraherede af tanker om at være færdige med tøjet i det øjeblik, vi sætter os ned for at tackle vores daglige højdepunkt.

I sidste ende er dette en funktion (ikke en fejl). Men evolutionen er bagved, når det kommer til at styre den moderne verdens krav til vores opmærksomhed. Heldigvis er der taktik, der kan hjælpe.

I henhold til David Allens produktivitetsklassiker Getting Things Done, er den eneste måde at befri dig selv fra den opmærksomme gripende slæbebåd fra det endnu at gøre, at fange 100% af disse "åbne sløjfer" på et meget synligt, let tilgængeligt sted .

Yderligere tip til at fange de små ting:

  • Definer opgaver som konkrete handlinger (start med et verb), så det er klart, hvad der virkelig skal gøres, og hvad der kræves for at markere opgaven færdig.
  • For hver opgave skal du dokumentere det næste næste trin, der kræves for at flytte det frem. Dette reducerer friktion til at komme i gang.
  • Kalender uafbrudt arbejdsblokke for at frigøre din tid, men undgå at kalendere ikke-tidsbaserede opgaver eller tildele falske frister. Det gør det svært at skelne dem fra dine virkelige forpligtelser.
  • Tildel hver opgave en ejer, så det er klart, hvem der er ansvarlig.

Begræns dit igangværende arbejde

Hvis produktiviteten kan forværres af det, vi ikke i øjeblikket arbejder på, kan det også falde, når vi prøver at tage for meget på én gang.

Med andre ord er multitasking en myte.

I stedet for at sprede dit fokus over mange ting på én gang, skal du skinne det som en spotlight på en ting ad gangen. Ikke kun vil du være mere produktiv, men dybt fokus giver mulighed for mere kreativt og inspireret arbejde.

Det skal ikke være nogen overraskelse, at dette grundlæggende princip bag Agile-metodologier som Scrum og Kanban også gælder for personlig opgavehåndtering. Mere om det, der kommer!

Minimer kontekstskift

Har du nogensinde sammenlignet dit energiniveau kl. på en dag, hvor du fokuserede på en intensiv opgave til en anden, da du taklede 20 små, ispedd hyppige pauser for at kontrollere underretninger, sociale medier, aktiekort og nyhedsoverskrifter?

Ligesom en CPU, der indlæser data til RAM, bruger din hjerne energi hver gang den fokuserer sin opmærksomhed mod en ny opgave eller et emne. Det betyder mindre energi til at udføre dit vigtigste arbejde såvel som udtømt viljestyrke for at undgå udsættelse.

Tips til at undgå hjerneskatteaktiviteter:

  • Gennemse dine underretningsindstillinger.
  • Indstil enheder, så de ikke forstyrrer.
  • Bliv enige om signaler med kolleger for at signalere, når du er fokuseret på arbejde og ikke er tilgængelig til en chat (store hovedtelefoner har tendens til at arbejde).
  • Fjern apps til afhængighed fra telefonens startskærm, eller slet dem helt. (Du kan altid downloade dem igen inden for få sekunder!)

Håndter indkommende doseringer effektivt

Det er fristende at triage de indgående opgaver / beskeder / e-mails, du modtager, før du cirkler tilbage for at tage handling, men at læse alt to gange fordobler arbejdet. Spar i stedet din energi til de store klipper ved at handle hurtigt og beslutsomt, når du håndterer små opgaver. Nogle kalder dette OHIO-reglen: Håndter den kun én gang.

  • For hver opgave / meddelelse / e-mail: Bestem, om du straks skal gribe ind, delegere den til en anden eller tilføje den til din opgavens efterslæb for at blive prioriteret og håndteret senere.

Trin 4: Arbejd smartere

Designsprinter… IDEOs designtænkning… Humancentreret design… Lean Startup… Agile and Scrum…

Hvad har alle de mest populære metoder i de senere år fælles?

De adresserer alle vores mest kontraproduktive tendenser:

  • Lone genial fallacy - Det pres, vi føler for at være ekspert, og vores stolthed over at have alle de rigtige svar. Det fører til, at vi undgår at søge kritiske input fra andre eller efterlader os ved at sidde fast.
  • Perfektionisme - Lokken til at optimere det, vi allerede har gjort, snarere end at få feedback til at verificere, at vi endda arbejder på det rigtige.
  • Spotlight-tænkning - Tendensen til at blive fikseret ved at forfølge en enkelt idé i stedet for først at zoome ud for at lande på en langt bedre.
  • Frygt for det ukendte - Kampen for at finde ud af, hvor man skal begynde, når man går i gang med et nyt projekt. En førende årsag til udskud.
  • Analyse-lammelse - Tendensen til at blive blokeret, når de bliver konfronteret med for mange muligheder eller for meget data. Det er ofte, hvorfor projekter går i stå.

Selv i vores personlige projekter kan fælles temaer fra populære metodologier hjælpe dig med at veje.

Du har ikke alle svarene

Og det behøver du ikke! Er det ikke befriende?

I sine skrifter, der inspirerede Lean Startup-bevægelsen, fastgør Steve Blank de milliarder af dollars, der er tabt (af individuelle startups!) Under dot-com-boblen på dårlige antagelser omkring kundebehov, lavet af smarte mennesker, som troede de havde - og måtte have - alle svarene.

Du kan undgå den samme fejl i dit eget arbejde ved at gøre, hvad topentreprenører og produktledere gør: Kom ud af bygningen.

  • Valider dine ideer med interessenter, indsamle tidlig feedback og sikre, at du har sat de rigtige mål og adresserer dem på den bedste måde.
  • Søg input fra kolleger, mentorer eller dine kammerater i professionelle Slack-samfund. Tag netværksmetoden til problemløsning.
”Når du sidder fast med en hård beslutning eller et problem, du ikke forstår, skal du tale med alle de smarte mennesker, du kender.”
- Tom Kelley, IDEO

Flere ideer til at søge input tidligt og ofte:

  • Er du ansvarlig for at forkaste kundens stemme i din organisation? Indstil check-ins med mindst en kunde om ugen, og brug en del af tiden til at få feedback på noget, du arbejder på.
  • Har du en arbejdspræsentation, der kommer op? Kør et tidligt udkast af et medlem af dit publikum.
  • Arbejder du med en udfordrende opgave? Søg input fra en kollega med et andet perspektiv eller fra et andet felt. De bliver smigret, spurgte du!

Lean, Agile og Design Thinking lægger vægt på at vende sig udad for svar, danne tværfunktionelle teams til at løse “onde” problemer (der ligger uden for ethvert felt) og daglige standup-møder, hvor udfordringer kan dukker op og diskuteres. Glem ikke at udnytte styrken for dem omkring dig. Og ånde, fordi du ikke er alene.

Få ideer ud af dit hoved

Vi har allerede diskuteret at fjerne din sind til doser. Det samme gælder ideer. Det er derfor, kreative agenturer som IDEO starter nye projekter med brainstorming-øvelser, der gipser væggene med post-it-noter. Visualisering af ideer ude i det fri er nøglen til at identificere mønstre og syntese af information.

Whiteboards kan også udføre vidundere!

”Vi har fundet ud af, at magi sker, når vi bruger store tavler til at løse problemer… Som mennesker er vores kortvarige hukommelse ikke så god, men vores rumlige hukommelse er fantastisk. Et sprintrum, gipset med noter, diagrammer, udskrifter og mere, drager fordel af den rumlige hukommelse. Værelset i sig selv bliver en slags delt hjerne for teamet ... Whiteboards gør dig smartere. ”
fra Sprint: Sådan løses store problemer og test nye ideer på bare fem dage

Så husk at fange ideer visuelt, og afvig om at overveje flere ideer, før du konvergerer på den eneste bedste.

Kom bare i gang

Brainstorming, interessentinterviews og baggrundsundersøgelser kan hjælpe med at kortlægge territoriet, når du starter et nyt projekt. Men at undersøge status quo kan være begrænsende, når du planlægger at gøre noget helt nyt, og det er godt aftalt, at traditionelle tilgange til ledelse fremhæver planlægning på forhånd.

Da planlægning midt i usikkerhed kan være skræmmende, hvis ikke vildledende (hvis du forpligter dig til en plan, der er sikker på at ændre sig), hvad nu hvis du bare dyver lige ind i den dybe ende?

Tip til vedtagelse af en bias mod handling:

  • Tidskasse på forhånd forskning og planlægning. Installer en følelse af hastighed for efterfølgende opgaver ved at arbejde i tidsbegrænsede “sprints”, så korte som 10-, 30- eller 90-minutters blokke afhængigt af aktiviteten. (En meget visuel timer kan hjælpe her.)
  • Omfavn begrænsninger eller introducer dem ved at indstille regler for at fokusere din indsats (f.eks. At interviewe 20 kunder kan få mig flere data, men jeg begrænser mig til fem.)
  • Lær ved at gøre og fejle hurtigt ved at oprette minimum levedygtige produkter (MVP'er) til ethvert nyt eller risikabelt projekt. Uanset om du skriver et blogindlæg eller en produktspecifikation, designer en intern træning eller udvikler et nyt produkt, start med at gennemføre den mest enkle leverbare, som du kan dele med andre for at validere, at du er på det rigtige spor, og gentag derefter og gentag . Dette kan have form af en disposition, et kladde, en mockup, et storyboard, en papirprototype eller endda en rollespilsøvelse eller skit (hvis du arbejder på at designe en service eller oplevelse).

Ved at vedtage en bias i retning af handling fremskyndes læring, reducerer spildt indsats, spreder frygt for det ukendte og skaber fart, der driver afgørende beslutningstagning. Bare vælg en retning og gå! Det forventes, at du vil rette kursus undervejs.

Lean Methodology i et nøddeskal: Byg, mål, lær

Build-Measure-Learn. Det er en cyklus af kontinuerlig forbedring!

Og det fører os til vores sidste skridt ...

Trin 5: Gør det til en vane

Bed nogen om at liste deres top ti tip til at være effektive på arbejdspladsen. Følg dem derefter i en uge. Hvor mange tror du, de rent faktisk ville bruge?

Hvis der er en gnidningsløs afbrydelse, skyldes det, at det at være effektivt kræver regelmæssig vedligeholdelse. Du bliver nødt til at udføre bestemte meta-opgaver, eller hele systemet falder fra hinanden.

Dagligt, ugentligt, månedligt, kvartalsvis og årligt:

  • Evaluer, hvor godt du opfyldte tidligere mål, og definer nye til den kommende cyklus. (Som en svømmer i åbent vand, stikke hovedet op for at se, hvor langt du er kommet, mens du sikrer, at du stadig er i den rigtige retning.)
  • Overvej, hvordan du faktisk bruger din tid. (Hvis der blev brugt betydelig tid på arbejde, der ikke er relateret til de angivne mål, skyldes det, at et vigtigt mål blev udefineret? Eller har du brug for at blive bedre til at delegere arbejde eller forsvare dine prioriteter? Eller blev den daglige produktivitet påvirket af distraktioner?)
  • Ryd ud afsluttede, overflødige eller forældede projekter / opgaver for at holde din personlige efterslæb håndterbar og organiseret. (Det er den eneste måde, det forbliver din eneste sandhedskilde, så du vender ikke tilbage til at jonglere to-doser i dit hoved.)

Mens din daglige refleksions-, planlægnings- og vedligeholdelsessession muligvis ser lidt anderledes ud end din årlige, er de stadig grundlæggende de samme aktiviteter.

Planlæg og reflekter med jævne mellemrum

At gennemføre personlige planlægningssessioner og retrospektiver regelmæssigt kræver en investering for at være sikker, men ved hjælp af nogle apps, du sandsynligvis allerede bruger, kan du minimere omkostningen.

  • Bag disse sessioner direkte ind i din skema ved at tilføje gentagne begivenheder til kalenderapps.
  • Hvis din tidsplan er pakket og uforudsigelig, skal du bruge tilbagevendende opgaver / påmindelser til at bede dig om at udføre regelmæssige vedligeholdelsesaktiviteter.
  • Føj vaner til en vane-sporings-app som Habitify for at blive mindet om ritualer, du gerne vil udføre på bestemte tidspunkter i løbet af dagen. (Se også: Momentum and Done)

Selv standard iOS / OSX-apps som Kalender og Påmindelser understøtter tilpassede intervaller til gentagne begivenheder / påmindelser: f.eks. sidste ugedag i hver måned.)

Angiv underretninger for alt det ovenstående, som du finder passende.

Tænk stort. Begynd i det små.

Her er et sidste tip. 80/20-reglen siger, at størstedelen af ​​resultaterne er resultatet af et lille antal input med en uforholdsmæssig indvirkning ...

  • Hvad er en ting, der kan gøre en forskel for dig i år?
  • Hvad er det næste trin, du skal tage for at komme i gang?

Hvordan får du 2019 til at tælle?

Del dit nr. 1-mål i kommentarerne, og fortæl os, hvilke trin du lever efter!

Winston bygger løsningen af ​​produktteams drømme på produkttavlen

Mere læsning

Bøgerne nedenfor er den slags, du gerne vil læse og læse om i de kommende år. Den første i hvert afsnit anbefales især stærkt.

Definer dine mål

  • Mål hvad der er relevant: Hvordan Google, Bono og Gates Foundation rocker verden med OKR'er (John Doerr)
  • Radikalt fokus: Opnå dine vigtigste mål med OKR'er: (Christina Wodtke)
  • God til stor: Hvorfor nogle virksomheder får springet og andre ikke (Jim Collins)

Prioriter dine store klipper

  • De 7 vaner hos yderst effektive mennesker: Kraftfulde lektioner i personlig forandring (Stephen Covey)
  • Gør tid: Sådan fokuserer du på, hvad der er vigtigt hver dag (Jake Knapp, John Zeratsky)
  • Det ENTE: Den overraskende enkle sandhed bag ekstraordinære resultater (Gary Keller)
  • Viljestyrkeinstinktet: Hvordan selvkontrol fungerer, hvorfor det betyder noget, og hvad du kan gøre for at få mere ud af det (Kelly McGonigal)

Behandl dine små opgaver effektivt

  • At få tingene gjort: kunsten at stressfri produktivitet (David Allen)
  • Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less (Greg McKeown)
  • Scrum: Kunsten at gøre arbejdet to gange i halve tiden (Jeff Sutherland, JJ Sutherland)
  • Hjerneregler: 12 principper for at overleve og trives på arbejde, hjemme og skole (John Medina)

Arbejd smartere

  • The Lean Startup (Eric Ries)
  • Administrer din daglige: Opbyg din rutine, find dit fokus og skærp dit sind (Jocelyn K. Glei, 99u)
  • Sprint: Sådan løses store problemer og test en ny idé på blot fem dage (Jake Knapp, John Zeratsky og Braden Kowitz)
  • Scrum: Kunsten at gøre arbejdet to gange i halve tiden (Jeff Sutherland, medstifter af Scrum)

Byg de rigtige vaner

  • Vanens magt: Hvorfor vi gør, hvad vi gør i livet og erhvervslivet (Charles Duhigg)
  • Hooked: Sådan bygger du vanedannende produkter (Nir Eyal)
  • Minivaner: Mindre vaner, større resultater (Stephen Guise)