Sådan er du produktiv: 10 måder at faktisk arbejde smartere på

For et stykke tid tilbage skrev jeg en e-mail til mig selv med mine egne personlige regler for, hvordan man kan være produktiv. Det destillerer alle de lektioner, jeg har lært gennem årene gennem produktivitet og arbejde smartere. Denne e-mail fungerer som en konstant påmindelse, når jeg føler mig uproduktiv, eller tingene bare ikke fungerer, som de skal.

Her er mine 10 bud om, hvordan man er produktiv, så du kan begynde at arbejde smartere i stedet for hårdere:

# 1 Fokus på systemer i stedet for mål

Vi læres fra en tidlig alder at forfølge mål: få gode karakterer, være i et sportsholds starthold, blive forfremmet på dit job. Du arbejder så hårdt som du kan, og du får forhåbentlig dit mål.

De fleste mål er dog uden for vores kontrol. Vi har en begrænset kontrol til at nå det. Vi kontrollerer ikke fremtiden, andre menneskers handlinger, økonomien eller miljøet blandt mange andre variabler. Og det er netop derfor, vores fokus skal være på systemer snarere end mål. I et system fokuserer du på alle de dele, du kontrollerer.

"System" er et smukt ord for "gentagelig proces". At få 500 abonnenter på din blog er et mål, at skrive 500 ord om dagen er en gentagelig proces. At løbe et maraton er et mål, løb 4 dage om ugen i 30 minutter er en gentagelig proces. At miste ti pund er et mål, at opgradere din diæt til at spise sundere hvert måltid er et system.

Belønningsindsats i stedet for præstation: små gevinster sammensættes over tid.

Og det fører os til skønheden i den sammensatte effekt ...

# 2 Udnyt sammensætningseffekten

”Sammensat interesse er verdens ottende vidunder. Den, der forstår det, tjener det… den, der ikke… betaler det. ”- Albert Einstein

Sammensat rente er et koncept fra finans og økonomi, der henviser til tilføjelsen af ​​renter til det primære indledende indskud. Det er renter på renter. Hvis man antager en vækstrate på 10% og et indledende depositum på $ 100, får du $ 110 i den første måned, $ 121 i den anden og ~ $ 133 i den tredje. Dine gevinster fortsætter med at vokse på toppen: $ 10 for den første måned, $ 11 på den anden og $ 13 for den tredje.

Men der er mange anvendelser til den sammensatte effekt end kun finansiering. Det påvirker næsten alle områder i dit liv. Når du fokuserer på at udvikle systemer og arbejde hver dag, forbindes dit arbejde over tid og udvikler eksponentiel vækst.

Lad os tage viden som et eksempel. Hvis du læser et par sider om dagen, vil du begynde at oprette forbindelse mellem bøgerne og dets lektioner.

”Læs 500 sider som dette hver dag. Sådan fungerer viden. Det bygger sig op, ligesom sammensatte renter. ”- Warren Buffett

Hvis du snart offentliggør et par indlæg om ugen, har du et komplet katalog over artikler, som dine læsere kan nyde, ved at åbne flere måder at finde dig på eller bruge mere tid på dit websted.

Hvis du automatiserer en opgave om ugen på dit job, frigør du tid til at fokusere på vigtigere aktiviteter, der genererer output. Og når du optimerer opgaver, bliver du bedre og hurtigere til at gøre det, da du kan bruge din tidligere viden og løsninger på nye problemer.

Jo flere fordele du opretter, desto mere lønner dine næste fordele sig. A1% vinder daglige forbindelser til næsten 38x stigning i løbet af et år.

# 3 Spor og mål output, ikke input

Den tredje gyldne regel om, hvordan man er produktiv, er at fokusere på output snarere end input. I regel nr. 1 lavede jeg en sag om, at systemer er den bedste måde at komme videre på, da de belønner indsatsen, og vi kontrollerer alle variabler. Vi er dog nødt til at have en følelse af retning i disse bestræbelser for at vide, hvad vi prøver at opnå.

At skrive dagligt uden noget mål er bare praksis. Hvis du vil opnå noget, skal du forpligte dig til en bestemt output, som at offentliggøre et indlæg på din blog ugentligt. I slutningen af ​​dagen er et system en måde at kontrollere, hvordan man opnår et output.

Tænk på output som dit "færdige produkt", og hvordan det relaterer til dit system. At skrive hver dag er et system, artikler / bøger er output.

Husk, at output adskiller sig fra mål, da vi kontrollerer alle variabler. Et mål for din blog kan være at få 500 abonnenter om en måned, men du har ikke rigtig kontrol over, hvem der tilmelder sig. Du styrer kun strømmen af ​​nye indlæg, f.eks.

At få en forfremmelse er et mål. Du kontrollerer ikke din chef. Du kan dog være så god, at de ikke kan ignorere dig: dit mål kan være at levere ti projekter i de næste tre måneder. Nu kontrollerer du alle variabler.

At kende forskellen mellem resultater og mål er nøglen til at opstille realistiske og opnåelige mål. Til gengæld opnår du de fleste af dine mål uden selv at prøve.

Men at vide, hvordan man arbejder, er ikke nok til at være mere produktiv. Du skal vide, hvad du skal fokusere din energi på. Hvilket fører os ind i ...

# 4 Live efter 80/20-reglen

Pareto-princippet, også kendt som 80/20-reglen, er en af ​​de mentale modeller, som jeg fortsat henviser til næsten dagligt i mit liv. Den siger:

”80% af output eller resultater kommer fra 20% af input eller handling.” De små ting er dem, der tegner sig for størstedelen af ​​resultaterne.

Brug 80/20-reglen til konstant at stille spørgsmålstegn ved dig selv, om dit fokus, tid eller penge er på de ting, der genererer størstedelen af ​​resultaterne:

  • Fokuserer du på de opgaver, der får mest output?
  • Bruger du tid på alle dine klienter lige, eller reserverer du det meste til de bedste klienter, der giver dig størstedelen af ​​indtægterne?
  • Kommer de fleste af dine distraktioner fra et par kilder? Måske din telefon eller sociale medier?

Når du har fundet ud af, hvad der fungerer nøjagtigt, skal du dobbelt ned. For eksempel:

Størstedelen af ​​abonnenter på mit produktivitetshackerfællesskab kommer fra et par kilder (ud af 20+ kanaler, jeg har testet). Med anvendelse af 80/20-reglen kan jeg bruge al min tid på at få flere abonnenter fra disse kanaler.

Hvis du er i tvivl, skal du bruge 80/20 reglen. Det hjælper dig med at få klarhed over, hvad der virkelig er vigtigt, og afsløre nye fund.

Her er en: 80% af dit arbejde udført i 20% af din tid. For de fleste mennesker er den tid straks efter at vågne op. Du skal drage fordel af de første timer på din dag.

# 5 Reserve morgener til dybt arbejde

Vores arbejdshukommelse, årvågenhed og koncentration forbedres gradvist et par timer efter at vågne op og toppede omkring midt på morgenen. Dette er vores hjernes naturlige peak produktivitetsperiode.

Udnyt denne tilstand ved at planlægge dit vigtigste arbejde for denne periode. Fokuser på at udføre dyb arbejde, hvilket betyder, at du kommer til at arbejde frit for distraktion i en lang periode.

Du kan bruge Pomodoro-teknikken til at komme i strømningstilstand: arbejde i 25 minutter på en enkelt opgave og derefter tage en kort pause på 5 minutter. Sørg for at gøre mindst 3-4 blokke hver morgen. Når du har mestret 25 minutters fuldt fokus, kan du gøre "dobbelt-pomodoros", arbejde i 50 minutter lige og derefter tage en ti-minutters pause.

Jeg starter normalt mine formiddag med at skrive 2–3 "dobbelt-pomodoros" -skrivning (det sker lige nu) og ender normalt med et helt nyt indlæg udført i slutningen af ​​det. Nogle af dem udgiver jeg, nogle gemmer jeg for at redigere senere, og andre er bare ikke så gode og tjener som praksis (husk: fokus på systemet!).

Hvis du er i vane med at udføre dyb arbejde om morgenen, selv i kun en halv time, vil dit arbejde hurtigt blandes over tid.

I starten kan det være hårdt at være fokuseret i 25 minutter, men du træner effektivt din opmærksomhedsmuskel. I dagens distraherede verden er det en vigtig færdighed at have. Hvilket fører os til ...

# 6 Fjern distraktioner

At blive distraheret er selvfølgelig det modsatte af at beskrive, hvordan man skal være produktiv. Ved at tilføje hvidt rum til dit liv fjerner du de distraktioner, der står i din måde og flytter fokus til arbejde og hvad du vil gøre. Ved at kultivere behovet for mindre ender du med at opnå mere. Som ordsprogene siger: ”Inch for tomme, det er sådan en kløft. Gård ved gård, er det forfærdeligt svært. ”

Distraktioner kan opdeles i tre hovedgrupper: fysiske (dvs. ejendele), immaterielle (dvs. teknologi) og mennesker. Grib en pen og papir, og anfør distraktioner i dit liv for hvert af disse tre områder.

Fysiske distraktioner spænder fra rodet på dit skrivebord eller at have for mange tøj, hvilket gør det sværere at vælge et tøj om morgenen. Hvis du bruger for meget tid på at se tv, er tv'et i sig selv en distraktion.

Immaterielle distraktioner er underretninger fra din telefon eller tilfældige browsersessioner uden ende i tankerne. Men det kan også være indviklede apps og systemer, der tager mere tid at styre end at udføre det egentlige arbejde.

Og endelig kan folk være den irriterende kollega, der fortsætter med at afbryde din "bare fem minutter af din tid", eller den ven, som du altid giver mere end du får. Kommuniker på dine vilkår ved at standardisere asynkron kommunikation, f.eks. Tekst og e-mail. Tag det fra Elon Musk: ”Jeg elsker e-mail. Hvor det er muligt prøver jeg at kommunikere asynkront. Jeg er virkelig god til e-mail. ”

Alt, der afbryder dit arbejde, når du er i Deep Work-tilstand og / eller ikke bidrager til det liv, du ønsker at opbygge, klassificerer som en distraktion.

Minimer distraktioner i dit daglige liv for at komme videre med et meningsfuldt arbejde. Der er intet mere irriterende end “at være på en rulle” kun for at blive distraheret af en Facebook-anmeldelse.

Trin 1 starter med at være opmærksom på dine distraktioner. Når du har spikret det ned, skal du gå videre til at fjerne dem. Afslut disse dårlige vaner ved at tilføje friktion.

Det første trin i effektiv tidsstyring er at eliminere inden optimering. Forenkle dit liv. Jo mere du fjerner, jo mere tid har du til vigtige ting.

Og for de ting, du ikke kan fjerne, kan du prøve at automatisere dem.

# 7 Automatiser gentagne opgaver

Smartphones i dag er millioner gange mere magtfulde end al NASAs samlede computing i 1969, da vi satte en mand på månen. Teknologi har udviklet sig ekstremt hurtigt i de sidste par årtier.

Hvordan kan man være mere produktiv ved hjælp af teknologi? Brug det til at automatisere gentagne masker. Start med at liste alle de opgaver, du skal udføre gentagne gange hver uge. Find derefter måder at automatisere dem på, enten ved hjælp af apps eller opbygning af dit eget system. Det betyder ikke noget, hvad du gør, du vil altid have tilbagevendende opgaver.

En fælles på tværs af mange brancher? E-mail. Ifølge en undersøgelse af Carleton University tilbringer den "typiske" vidensarbejder en tredjedel af deres arbejdsuge forarbejdning af e-mail. Jeg byggede et GTD Gmail-system, der skar min tid på at e-mail til et par minutter om dagen. Du kan bruge andre produktive tricks, såsom at bruge dåse svar til svar, du fortsat skriver igen og igen (og andre Gmail-tricks).

Hvis du bruger regneark meget, er Zapier et godt værktøj at bruge. Det har tusindvis af automatiseringer, der forbinder mere end tusind apps.

Selv små automatiseringer gør forskellen: opret skabeloner, du kan genbruge til notater til standupmøder, en-til-en-gennemgang og præsentationsdæk.

Mere automatisering betyder mere tid til at fokusere på kreativt og produktivt arbejde.

# 8 Vær datadrevet

Jeg er en stor talsmand for, at du altid skal tage datadrevne beslutninger. Hvis du ikke gør det, vælger du at gå med din mening uden fakta for at sikkerhedskopiere den. Jim Barksdale, den tidligere administrerende direktør for Netscape, sagde det bedst:

”Hvis vi har data, så lad os se på data. Hvis alt, hvad vi har, er vores meninger, så lad os gå med mine. ”

Og at være datadrevet er ikke kun for tech-virksomheder, der skifter til en ny landingstest baseret på AB-testresultater. Vi kan AB teste vores eget liv og finde ud af resultaterne og derefter justere i overensstemmelse hermed.

Det starter med at stille spørgsmålstegn ved alt: tænker jeg på denne måde, fordi det er min mening / andre mennesker siger det / det er sådan verden fungerer, eller fordi jeg har testet det?

I nr. 5 anbefalede jeg at reservere formiddag for at udføre Deep Work. Sandheden er, at dette er højdepunktet for de fleste mennesker. Men nøgleordet her er mest. Hvad hvis du er en natugle og får mere gjort i nattens stilhed? Eller du finder ud af, at dine energiniveau er gennem taget umiddelbart efter frokost? Den eneste måde at finde ud af er at teste antagelsen.

Men hvordan tester du? Du skal tænke som en videnskabsmand og følge trinnene i videnskabelig forskning:

  • Start med slutmålet for dit eksperiment: find din højeste produktivitetstid
  • Nu udarbejder du en hypotese: min højeste produktivitetstid er fra 9:00 til 11:00. Din hypotese skal kunne testes og forfalskes. Der skal med andre ord være en måde at teste din hypotese på, og den kan enten understøttes eller afvises baseret på undersøgelse af data
  • Design eksperimentet: For at finde din højeste tid kan du indtaste data i et regneark for, hvordan du føler, at dit energiniveau er fra 1 til 10 hver time på dagen i to uger
  • Kør nu eksperimentet og indsamle data
  • Endelig skal du analysere data og drage konklusioner: se på dit regneark og beregne resultater. I sidste ende skal du være sikker på de timer på dagen, du er mest produktiv

Her er et par andre eksperimenter, du kan køre i dit personlige liv og se, hvordan det påvirker din produktivitet: at drikke / ikke drikke koffein, antal timer, du sover, træne i løbet af dagen og antal arbejdstimer.

Test, test, test og find, hvad der fungerer specifikt for dig. Væksten kommer fra hårdt arbejde og lidt held. Hyper-vækst kommer fra test.

# 9 Delegere det ikke-væsentlige

Ingen er bedst til alt. Ved at fokusere på, hvad du gør bedst og delegere resten, optimerer du din produktivitet. Delegere alt det, du ikke er i verdensklasse, eller som nogen kan gøre det bedre på en brøkdel af tid eller omkostninger.

Medmindre du er nødt til at udvikle en ny færdighed, er det altid bedre at finde nogen, der allerede er dygtig til noget, der kan udføre denne opgave.

For eksempel:

Jeg er ikke god til design og vil tage mig timer at komme til et acceptabelt niveau. En meget bedre idé er at finde nogen, der er dygtig i design og overlade det til dem. I min virksomhed holder jeg de aktiviteter, jeg er gode til - skrivning, vækst, dataanalyse - og outsource resten.

For at delegere effektivt skal du sørge for at vælge den rigtige person til jobbet. De skal have alle de nødvendige færdigheder og skal være i stand til at udføre jobbet. Vær meget specifik med hensyn til det færdige produkt (output) og give klare trin-for-trin-instruktioner om, hvordan du udfører opgaven.

Dette ringer også i dit personlige liv: invester i at handle med dine penge til tiden, når den tid det tager dig at gennemføre en opgave er dyrere end at betale nogen. Dette kan betyde rengøring af dit hus, stryge dit tøj eller endda køre / transport. Arbejd med at udvikle de færdigheder, du værdsætter - som madlavning eller lære at kode - og søg hjælp til resten.

Fokuser på at gøre det, der bevæger nålen. Delegere resten.

# 10 Kampen er processen

Nogle dage er gode, nogle dage er gode, nogle dage er dårlige. Og så er der nogle dage, hvor alt er forfærdeligt, og du vil bare gå hjem og lægge dig og stirre på loftet og undre dig over, hvad der er galt med dig og dit liv. Vi har alle været der.

Første pro tip: Når du står bag, skal du gå tidligt hjem. Tag dig tid til at hvile og kom tilbage med energi næste dag. Undertiden løser vores hjerne problemerne for os alene.

Og omfavne kampen: dette er det rum, hvor gennembrud kommer fra. Hvis du fokuserer på systemer, som regel nr. 1, vil du gøre fremskridt i det lange løb. I “The War of Art” deler Steven Pressfield en stor lille nugget:

”Enhver spurgte engang Somerset Maugham, om han skrev på en tidsplan eller kun når han blev ramt af inspiration. ”Jeg skriver kun, når inspiration rammer,” svarede han. ”Heldigvis strejker det hver morgen klokken ni skarpt.”

Og når du endelig finder noget, der fungerer, er det en magisk tid. Men ingen vil klappe. Så du skal gøre det for dig selv. Lær at nyde de små sejre - uanset om det er 100 nye abonnenter, afslutter et lille projekt eller har en rigtig produktiv dag. Belønninger er store, men rejsen kan også være fantastisk.

Kampen er det, der bringer dig frem.

Denne historie er offentliggjort i The Startup, Medium's største iværksætterpublikation efterfulgt af 340.876+ mennesker.

Abonner for at modtage vores tophistorier her.