Sådan bygges et produktivt system med Evernote for at få tingene gjort

Vær mere produktiv for at nyde et stressfrit liv

I en travl verden er det vigtigt at tage ansvar for din egen tid for at være i stand til at leve frit og uden stress . Jeg personligt begyndte at arbejde på min produktivitet for 10 år siden, i mine første år på college, for at finde en god balance mellem studier, studerende klubber projekter og fester ! Jeg har forbedret og itereret min egen proces år efter år, først offline, derefter kom den online ved hjælp af Evernote. Det var kun for 4 år siden, at jeg endelig fandt mit perfekte produktive system!

Jeg vil dele mine i dette indlæg, og hvordan du bygger dit uden at miste 10 år af dit liv.

Sådan gøres tingene

At få tingene gjort er en tidsstyringsmetode, der er beskrevet i bogen med samme titel af produktivitetskonsulent David Allen. Metoden omtales ofte som GTD.

Målet med GTD er at reducere stressen ved at fjerne dit sind fra tingene at gøre ved at optage dem eksternt.

Før jeg vidste om GTD, havde jeg post-its på mine skriveborde, nogle opgaver i min e-mail-boks som ulæste e-mails og nogle til at gøre lister . Hver uge forsøgte jeg at lægge disse opgaver i et A4-papirark opdelt i 7 kolonner, en for hver dag. Det fungerede mere eller mindre, bortset fra at jeg hver dag havde nogle resterende opgaver fra den foregående dag, at jeg skulle flytte den til en anden dag! Også på rejse måtte jeg altid holde dette papir med mig for at undgå at miste det!

En dag fortalte en ven af ​​mig mig om The Secret Weapon (TSW). Dette var den dag, der ændrede mit liv !

Kilde: https://thesecretweapon.org

GTD er en metode, der kan udføres med ethvert værktøj, og TSW forklarer, hvordan man bruger Evernote til at få tingene gjort! Dette er ret forbløffende.

Jeg inviterer dig til at tjekke det officielle websted, hvis du vil være en TSW-ekspert:

Hvis du ikke har så meget tid bare ved at læse dette indlæg, vil det give dig nok information til at komme i gang!

GTD i et nøddeskal

Jeg har faktisk aldrig læst den officielle GTD-bog. Jeg læste kun TSW-manifestet og figurerne herunder.

GTD-arbejdsgang - Kilde: https://www.slideshare.net/su_vijay/workflow-for-getting-things-done

Et par detaljer for bedre forståelse:

  • "Stuff" skal komme fra alle kilder: dine kolleger, venner, e-mails, bogfør dets, dybest set hvad som helst.
  • Jeg kalder personligt opgaver, der kan handles.
  • Korte opgaver (mindre end 2 minutter) skal udføres direkte, hvis det er muligt.

Faktisk kan du stoppe for at læse nu og begynde at få tingene gjort ved hjælp af en kalender og en notesbog, men hvis du fortsætter, kan du se, hvordan du gør det med Evernote.

Bemærk, at med Evernote kan du styre den fulde arbejdsgang (administrere projekter, opgaver og indsamle information) undtagen kalenderen, jeg personlig anbefaler at bruge Google Kalender eller et andet alternativ.

Evernote for en bedre produktivitet

Evernote er et værktøj til notering. Det er dybest set en måde at udskifte notebooks på. Du bruger Evernote til at gemme tekst, lyde, billeder og dokumenter. Alt gemmes i deres sky og synkroniseres på tværs af alle dine enheder .

Hvorfor Evernote for produktivitet

Der er mange apper til notater, som f.eks. OneNote fra Microsoft, Keep fra Google eller Noter fra Apple, men Evernote er hovedsageligt kraftigt af fire grunde:

  • Det fungerer på mange platforme (OSX, Windows, Android, iOS, Web), og noterne synkroniseres på tværs af enheder.
  • Det har mange udvidelser til din browser (for at gemme et websted til f.eks. Evernote) og et API til at bygge apps på toppen.
  • Det har en e-mail-adresse, du kan videresende e-mails til.
  • Det bruger tags og notebooks, så du kan organisere din note, som du ønsker, og oprette kraftfulde gemte søgninger.

Du vil senere forstå, hvorfor disse fire grunde gør det perfekt til produktivitet .

Kom godt i gang med dit produktive system

Den første ting er at installere Evernote på dit skrivebord (og mobil), det er meget mere praktisk end webversionen. Opret derefter en konto!

Evernote har to forskellige, men kraftfulde brugssager. Begge vil forbedre din produktivitet.

Første brug sag: indsamle og gemme oplysninger og dokumenter. For eksempel kan du gemme dine regninger og fakturaer, togbilletter, hotelkvittering, filmtitel anbefalet af dine venner, dine yndlingsopskrifter, visitkort, blogindlæg, der skal læses senere, eller ethvert administrativt dokument. Bare rolig, du kan lægge dem i dedikerede notesbøger, så kan du også finde dem gennem søgningen!

Andet brug sag: bruge det til at styre dine opgaver, administrere dine projekter!

Lad os se, hvordan du gør begge dele!

Få din Evernote-e-mail

Hver Evernote-konto har en e-mail-adresse, du kan bruge den til at overføre dine e-mails direkte til Evernote. Du kan finde mere information her.

Denne adresse ligner dette [email protected] Du kan finde den, efter login i, nederst på denne side: https://www.evernote.com/Settings.action

Gem denne e-mail, måske kan du prøve!

Opsæt dine bærbare computere

Lad os først oprette de bærbare computere. Notebooks er som mapper. I Evernote kan du have op til to niveauer af bærbare computere (stakken og den bærbare computer).

Det er sådan, hvordan jeg personligt strukturerede mine notebooks til at dække begge brugssager (indsamling af oplysninger og håndtering af opgaver):

.
├── Opgaver
│ ├── Handling i afventning
│ └── Afsluttet
├── Undersøgelser
│ ├── MOOC'er
│ └── Universitet
├── Personlig
│ ├── Administrativ
│ ├── Tegninger
│ ├── E-mails
│ ├── Film
│ ├── Musik
│ ├── Opskrifter
│ └── Ture
├── Professionel
│ ├── Visitkort
│ ├── Iværksætteri
│ ├── Idéer
│ └── Inspiration
└── Diverse

Tasks notebook indeholder to notebooks:

  • Handling, der venter - du kan tilføje hver enkelt opgave, der skal udføres som en note, inde i denne notesbog.
  • Afsluttet - du slipper opgaverne der, repræsenteret af en note, når det er gjort.

Så har jeg 4 andre notesbøger til indsamling af information:

  • De oplysninger, der er knyttet til mine studier og til de MOOC'er, jeg laver.
  • Nogle personlige oplysninger: fakturaer for garantier, administrative dokumenter, nogle e-mails, film jeg blev anbefalet at se, ...
  • Professionel information: Visitkort, indlæg om iværksætteri, hver gang jeg har en idé, skriver jeg det bare der, eller jeg samler også designinspiration!

Bemærk, at du meget nemt kan gemme artikler / websteder med Evernote Web Clipper-udvidelsen:

Den sidste notebook er Diverse, det er den bærbare computer, hvor noterne går (dem, som du ikke angav nogen notebook, som de skal gå til, eller dem, du fik fra din Evernote-e-mail-adresse).

Oprettelse af en notesbog er temmelig enkelt, i windows skal du bare klikke på “+” -knappen ved siden af ​​“Notebooks” (“Carnets de notes” på fransk).

Hvis du ikke administrerer det, skal du kontrollere denne dokumentation.

Konfigurer dine tags

Mærker bruges til at filtrere dine oplysninger / opgaver, det er meget kraftfuldt, du kan tilføje så mange tags, som du ønsker pr. Note. Du kan også oprette et meget dybt hierarki af tags. Til avancerede filtre.

Her er de tags, jeg bruger:

.
├── Hvad
│ ├── Portefølje
│ ├── GitNews
│ ├── Blog
│ └── Undersøgelser
├── Hvornår
Daily ├──! Dagligt
│ ├── 1-nu
│ ├── 2-Næste
│ ├── 3-snart
│ ├── 4-senere
│ └── 5-dag
├── Hvor
│ ├── @home
│ ├── @ arbejde
│ └── @ universitet
├── Hvem
├── ├── John
│ ├── Didier
├── ├── Aurelie
└── └── Far
├── Færdiggørelsesdato
│ ├── # 2018-10
│ ├── # 2018-11
│ ├── # 2018-12
2019 └── # 2019-01
└── Specifikke opgaver
    ├── At læse
    ├── At se på
    ├── At lytte
    └── At besøge

De vigtigste tags er den, der er inde i ”When”, resten er ret valgfri:

  • ! Dagligt - For de opgaver, der skal udføres hver dag (for eksempel til dine morgenøvelser).
  • 1-Nu - For de opgaver, jeg skal udføre i dag.
  • 2-næste - For de opgaver, jeg skal udføre i morgen.
  • 3-snart - for de opgaver, jeg skal udføre i løbet af denne uge.
  • 4-Later - For de opgaver, jeg skal udføre i løbet af denne måned.
  • 5-dag - for de opgaver, jeg skal udføre efter denne måned (eller når som helst).

Det tidsrum, jeg bruger, er personligt. Du er velkommen til at justere den, der passer dig bedst! Takket være disse tags kan du filtrere og se de opgaver, du skal udføre i dag, i morgen, i løbet af denne uge eller senere. Når du skal flytte en opgave fra 2-Næste til 1-Nu skal du fjerne tagget og tilføje det andet.

Så har jeg nogle andre tags, som jeg ikke bruger meget ofte:

  • Hvad - For at filtrere opgaverne relateret til et specifikt projekt.
  • Hvor— For at filtrere opgaver, der er relateret til et sted, for eksempel når du ankommer hjemme, filtrerer du den med tags 1-Nu og @home.
  • Hvem - For at filtrere de opgaver, du har at gøre med nogen
  • Færdiggørelsesdato - For at vide, hvornår du har udført en bestemt opgave, vil du forstå hvorfor senere.
  • Specifikke opgaver - Jeg bruger disse tags til at vide, hvilken af ​​de indsamlede “Film”, “Bøger” eller “Musik”, jeg stadig skal se, læse eller lytte.

Bemærk, at jeg bruger symboler eller nummer, det er bare for at finde det hurtigere ved hjælp af autofuldførelsen af ​​Evernote.

Det er også ret nemt at oprette tags, bare klik på “+” ved siden af ​​“Tags” (etiketter på fransk), så kan du bare trække dem ned.

Hvis du ikke administrerer det, kan du kontrollere dokumentationen.

Du kan filtrere noterne ved at gå ind i den bærbare computer, du ønsker, og derefter det tag, du vil filtrere med. Du kan også tilføje yderligere tag ved at trykke på “CTRL” på Windows og “COMMAND” på OSX. Du kan også oprette forespørgsler og gemme dem ved hjælp af gemte søgninger.

Vi er nu klar !

Brug dit produktive system

Her er et par brugssager, som jeg gør dagligt:

  • Jeg modtager en e-mail, der beder mig om at udfylde skatteformularen, jeg overfører den til min Evernote-e-mail. Jeg åbner Evernote og tilføjer et 3-Soon tag, og jeg flytter det til handlingen, der afventer den bærbare computer, for ikke at glemme at gøre det i løbet af ugen. Da jeg tjekker denne bærbare computer hver morgen, glemmer jeg det ikke!
  • Jeg mødes med min ven, og han anbefaler mig at se filmen Første mand. Derefter opretter jeg en note, som jeg har lagt i den bærbare film, og jeg tilføjer et tag for at se det. Et par dage senere leder jeg efter en film, jeg bare åbner Evernote og viser kun noterne med dette tag!

Disse brugssager er temmelig basale og forekommer meget ofte, du kan også håndtere mere komplekse anvendelsessager med Who, Where, What og Wherehere kombineret. Det skete personligt aldrig for mig!

Nu ved du, hvordan du supercharger dit liv med Evernote, lad os se, hvordan du gør det enklere ved hjælp af det superhemmelige våben: Kanbanote.

Tag Kanban til Evernote ️

Som du kunne læse hidtil, kan Evernote gøre en masse ting, men det kan være irriterende at bruge dagligt til at gå frem og tilbage mellem tagsfiltre og -noter .

Derfor besluttede jeg at bringe Kanban-visningen til Evernote ved at oprette Kanbanote. Jeg bruger det hver dag til at styre mine opgaver, og det er en vigtig og væsentlig del af mit produktive system. Faktisk promoverer jeg det, fordi jeg har bygget det, og jeg opfordrer dig til at bygge dit eget værktøj, hvis det ikke passer til dig .

Du kan altid prøve det, det er gratis: https://www.kanbanote.com

Opsæt din Kanban

Først skal du logge ind på Kanbanote, så skal du bare logge ind med din Evernote-konto og give din e-mail.

Bemærk, at hvis du oprettede din Evernote-konto med din Google-konto, bliver du nødt til at klikke på "Opret ny konto" for at kunne logge ind igen med Google-kontoen.

Når du er logget ind, ser du denne side.

Klik derefter på "Opret en ny liste" og vælg en bærbar computer og / eller et filter. I mit tilfælde bruger jeg følgende lister:

  • Udført - Notebook: Fuldført og (valgfrit) tag: # 2019-01 Jeg bruger en afsluttelsesdato for at kunne spore, hvor mange opgaver jeg har udført hver måned.
  • Sådan gør du - Notebook: Handling afventende, og tag: 1-Now.
  • Sådan gør du næste - Notebook: Handling afventende, og tag: 2-Next.
  • At gøre snart— Notebook: Handling afventende, og tag: 3-Soon.
  • At gøre Someday— Notebook: Handling afventet, og tag: 4-Someday.

Og det er hvad du får.

Kanbanote viser i hver lister noterne fra Evernote, der matcher den bærbare / tag-filter.

Du kan derefter gentage handlingen ved at oprette nye tavler og andre notebooks eller andre tags.

Bemærk, at Kanbanote respekterer dit privatliv , intet gemmes undtagen titlerne på dine lister og tavler. På det øjeblik, jeg skriver dette indlæg, er det ikke muligt at filtrere med mange tags. Denne funktion implementeres i fremtiden.

Administrer din daglige liv og dine projekter med Kanbanote

Når dine tavler er klar, kan du bruge Kanbanote til at oprette, redigere, slette og flytte noter rundt med drag’n’drop. Du behøver ikke at gå til Evernote for at ændre tags eller notesbøger på dine noter. Det er meget let og praktisk.

Jeg personligt starter min dag med at kontrollere mine opgaver og afslutte dagen med at opdatere tavlen med at flytte opgaverne rundt! Det er min produktive rutine, det fungerer meget godt for mig. Normalt flytter jeg opgaverne til "Udført", så snart de er færdige, hvilket giver mig en positiv belønning (til min hjerne), der motiverer mig til at få tingene gjort

Tilføj farve til dit liv

Du kan også ændre farven på din note ved at tilføje en af ​​disse "hashtags" til titlen på note: #red #blue #green #yellow #purple #grey #orange

Ved at tilføje #gul til titlen bliver noten til gul efter at have gemt!

Hent den progressive webapp

En progressiv webapp (PWA) er som en mobilapp, men du kan ikke finde den i butikken. Det fungerer meget godt på Android og endnu ikke meget godt på iOS. Du kan installere det ved hjælp af Chrome ved at gå til https://www.kanbanote.com, logge ind, derefter klikke på menuknappen (de tre prikker) og klikke på "Føj til startskærmbilledet". Eller bare vent, indtil du får følgende prompt, der lader dig installere den.

Hvis du vil vide mere om PWA, er du velkommen til at læse mit indlæg om det: https://medium.com/learning-lab/how-i-learnt-progressive-web-apps-in-a-month-and- implementeret-det-635448ed1330

Automatiser dit liv

Nu hvor du har alt, kan du gå et skridt videre ved at automatisere opgaver.

Du kan forbinde mange apps til Evernote ved hjælp af:

  • IFTTT eller Zapier - Tjenester til at forbinde en hvilken som helst app til Evernote, for eksempel kan du oprette en note automatisk, når nogen tildeler dig et GitHub-problem, eller du kan oprette en note hver gang du opretter en Google Kalender-begivenhed. Mulighederne er ubegrænsede!
  • Snoozever - Et script, der overfører snoozed e-mails fra Gmail til Evernote .

Hvad er det næste?

Nu har du alt oprettet, hvad kan du gøre?

Tro mig, hvis du har bygget et system, der passer til dig, vil du nødvendigvis låse op for mere fritid, hvilket betyder mere tid til:

  • Lær nye ting
  • Arbejde med sideprojekter
  • Mød dine venner og familie ️
  • Gå ud
  • Rejse
  • Nyd livet

Hvis du kunne lide dette indlæg, skal du klikke på klappen -knappen nedenfor et par gange for at vise din støtte! Du er også velkommen til at kommentere og give enhver form for feedback. Glem ikke at følge mig!