Sådan bygger du et elastisk startteam

TL; DR

  • Tænk aktivt på at opbygge din teamkultur
  • Lav forventningsstyring med dine medstiftere
  • Check ind dagligt for at se, hvordan dine teammedlemmer har det
  • Byg teamkultur under dit ugentlige møde
  • Planlæg tilbagevendende sociale holdbegivenheder
  • Foretag regelmæssig personlig evaluering
  • Gør teamprocessevalueringer
  • Kram det ud
  • Som en opstart har du muligheden for at oprette dine egne regler for, hvordan du gør disse ting.

Du har en idé, du finder en måde at finansiere produktudviklingen på, og du bygger dit team. Dit eneste fokus er at opbygge dette produkt og imødekomme kundernes behov. Men hvad med dit team? Arbejder alle lige så hårdt som dig? Hvad sker der, hvis nogen bliver udbrændt eller har brug for at stoppe? Eller bliver nogen super irriterende, og du kan bare ikke klare det?

Du er skrøbelig over for ændringer i teamet tidligt. Team-problemer tales om, men ikke nok. Og det mangler handlingsmæssige råd. Især for de første fem personer. Hver person tæller. Dette er ikke et lille problem. Faktisk mislykkes 65% af alle startups på grund af det, vi kalder "folkeproblemer", noget Noam Wasserman skriver i sin bog The Founder Dilemma. Og at være medstiftere ligner meget et ægteskab uden køn, men alligevel er 65% langt højere end skilsmissesatsen!

En opstart er som en rutsjebane. En af hovedårsagerne til, at hold mislykkes, er, at de ikke ved, hvordan deres medstiftere eller hold opfører sig under stress eller meget udfordrende forhold. Således skal du have processer på plads, så du og dit team er forberedt, når udfordringer opstår. Alle startups oplever udfordringer!

Jeg er nu på min tredje opstart, medstifter og COO for Megacool. Vores hovedkvarter er i San Francisco med fjerntliggende teams med base i Mexico, Norge og Danmark. Hos Megacool er vi 3 medstiftere, der har oplevet en lang rutsjebane sammen i de sidste to og et halvt år. De delte tip er indlæringen fra vores opstartrejser og fokuserer på hold op til 10 personer. Vi går igennem de ting, vi gør for at opbygge en stærk holdkultur og hvordan vi håndterer svære tider.

Forventningsstyring

Jo tidligere du begynder at tale om forventninger hos stifterne, jo bedre. Alligevel taler de fleste startups, jeg taler med, ikke om disse ting, og derfor opstår der ofte et uoverensstemmende forventning. Noget, der kan være dødbringende for dine unge virksomheder. De fleste antager, at alt er på linje. For at hjælpe dig med at komme i gang med forventningsstyring er her et par spørgsmål, som du skal sætte dig ned og diskutere sammen med dine medstiftere. Når du diskuterer dem, skal du sørge for, at alle deltager, og at du skriver ned, hvad du er enig om.

Hvert hold er forskellige og har forskellige behov. Dette er forslag til, hvor man skal starte:

  • Hvorfor gør vi dette?
  • Hvad kan jeg forvente af mit hold?
  • Hvad kan mit team forvente af mig?
  • Hvad forventes af hver rolle?
  • Hvem får hvilken rolle?
  • Hvor ofte skal vi evaluere rollerne, og hvem der er bedst egnet til hver rolle?
  • Hvor meget arbejde forventes af hvert teammedlem?
  • Hvor arbejder jeg / vi fra, og hvordan arbejder vi?
  • Hvad sker der, hvis jeg forlader virksomheden om 6 måneder / 1 år / 2 år / 4 år?
  • Hvor længe kan vi give denne opstart vores 100%, hvis der ikke er nogen finansiering / indtægter?
  • Hvilken løn forventer jeg?
  • Hvilke omkostninger er dækket af virksomheden, og hvad er omkostninger, vi har brug for at dække individuelt?
  • Hvordan deler vi vores omkostninger?
  • Hvordan håndterer vi ferie?
  • Hvad hvis nogen af ​​nogen grund skal tage lang tid fri?

Dette skal ikke være en let samtale og ikke ske på en time. Men at starte et firma er en tirade af hårde samtaler. Bliv vant til det! Foretag en session i dag, så lad alle tænke igennem diskussionen og have en frist på to uger senere til at have det hele skriftligt. Og det er helt fint at ikke være tilfreds med alt, men “være uenig og forpligte sig” til beslutningen om at komme videre. Dette er en praksis, der har været vigtig for Jeff Bezos fra Amazon, og noget han delte i deres brev til aktionærerne.

Generelt skal du tænke på forventningsstyring, som når du begynder at gå ud og undrer dig over, om du er i et forhold eller ej. Du skal have samtalen! Så start også samtalen med dine teammedlemmer.

Indtjekning (dagligt)

Den daglige check-in er den første af vores rutiner, der kan hjælpe dig med at opdage teamproblemer dagligt. Det har inspiration fra stand-up-mødet i SCRUM. Vi har vores indtjekning hver dag på forskellige tidspunkter for at rumme de forskellige tidszoner. Inden vi blev et distribueret hold, og for dem på det samme kontor foretager vi daglige check-ins, der står i en cirkel. Hver person fortæller teamet

  • hvad de gjorde i går,
  • deres plan for i dag og
  • løser eventuelle udfordringer, der måtte have fundet sted.
  • Og sidst men også vigtigst: hvordan har du det i morges!

Den sidste del er vigtig, fordi der kan være grunde til, at nogen ikke udfører den dag på grund af at være i dårligt humør, eller deres hoved er et andet sted. Hvis du ikke er forberedt på dette, kan den manglende ydeevne muligvis begynde at skabe friktion i teamet, da alle gør deres egne antagelser om, hvorfor nogen ikke presterer. Eksempler kan være: mangel på søvn, problemer derhjemme eller generelt stressede over noget.

For eksempel, når vi ikke adresserer, hvordan vi føler os om morgenen, og hvis nogen er i et åbenlyst dårligt humør, er min standard at tro, at jeg har gjort noget forkert, da han eller hun er i så dårligt humør. Derefter begynder jeg at tænke gennem fortiden efter ting, der kan have forårsaget dette, "er jeg problemet?" Alt dette tager tid og fokus væk fra det, jeg skulle gøre den dag. Hvis vi kun havde taget op, at personen blev stresset af manglende søvn under check-in!

Indtjekningen skaleres godt sammen med teamet, og når dit team bliver større end 10 personer, skal du opdele indtjekningen i mindre grupper afhængigt af hvad alle arbejder på.

Nu hvor vi er fjernt, skriver vi også vores check-in og check-out digitalt på vores #checkin-kanal på Slack. Dette skyldes, at vi starter på forskellige tidspunkter på grund af tidszoneforskellen. Den digitale indtjekning adresserer, hvordan jeg har det i dag, og hvad jeg arbejder på i dag. Udtjekningen vedrører, hvad du af dine opgaver du var i stand til at gøre, og hvorfor du ikke var i stand til at gennemgå det hele.

Hvis du ikke har nogen form for indtjekning i løbet af dagen, hvor du kan få pulsen fra dit team, opfordrer jeg dig til at prøve det!

Og som en osteagtig bonus laver vi en cirkel høj fem, når indtjekningen er slut. Dette giver dig det ekstra spark, sætter et smil på alles ansigt, og du er klar til at gøre dit arbejde. Og ja, dette beviser, at vi er det mest besværlige team i vores samarbejdsområde.

Ugentlig møde

Næste op er vores ugentlige holdmøde. Da vi alle var på et sted, var Megacool's ugentlige holdmøde hver fredag ​​kl. 17. Der var normalt øl og middag involveret, leveret af det teammedlem, der var ansvarlig for madlavning den uge. Nu hvor vi distribueres er mødet hver mandag kl. 8 PDT.

Under mødet opsummerer vi ugen, diskuterer vigtige emner mere grundigt og træffer beslutninger sammen. Alle skal komme forberedt og have forudfyldt dagsordenen med noter om deres arbejde fra den foregående uge og områder, som vi har brug for at diskutere. Alle skal læse det igennem, før mødet starter, og så vil vi kun diskussionsnotater fremhævet til diskussion.

Redaktør

Hvert møde har en moderator, som er en rolle, vi roterer mellem hvert teammedlem. Dette er for at sikre, at alle deltager og tager ansvar for mødet. Moderatoren sørger for, at alle forbereder sig til mødet, bevæger det videre, letter diskussioner, og at vi bliver inden for en time.

Kulturel afdeling

Hoveddelen af ​​mødet ligner hvad de fleste holdmøder gør: diskuter produktfremskridt og admin ting. Hvor vi mener, at der er en god mulighed for at opbygge en stærk kultur tidligt, ligger i vores kultursektion. Dette har især været vigtigt for et distribueret team at lære hinanden bedre at kende.

Vigtige erfaringer fra vores tidligere opstartrejser er, at det er let at glemme de elementer, du vil forbedre, hvis de ikke adresseres regelmæssigt. Dette øger chancen for faktisk at følge igennem og holdes ansvarlig for det.

Som du kan se fra skærmbilledet på vores dagsorden, rapporterer hvert medlem om hver del af kulturdelen. Jeg vil fremhæve de fire vigtigste, som du kan få inspiration.

Læring / Ny viden

Generelt er vi alle gode til at lære i et vakuum, udfordringen er, hvordan deler vi læringen på tværs af holdet. Her prøver vi at fremhæve individuel læring fra ugen.

Eksempler: Det kan være en bestemt metode eller teknologi, du arbejder med, smarte API'er, en artikel med værdifuld markedsføringsindsigt, livshack osv.

Ugens udfordringer / fejl

En anden ting, vi vil fremhæve på ugentlig basis, er, hvilke udfordringer eller fejl vi er stødt på i løbet af ugen. Hos Megacool tror vi stærkt på at fejle hurtigt og lære af fejl og være ydmyge over det. Her opfordres alle til at dele, hvad der gik galt, og hvad du vil gøre for at undgå at begå den samme fejl i fremtiden. Det er en vigtig egenskab at lette denne vane tidligt.

Aktivitet / træning

Da vi startede Megacool, prioriterede vi at være aktiv. Forsøm ikke den energi og det fokus, du får på fysisk aktivitet! Normalt kan vi sammenhænge aktivitetsniveauet med vores mentale velvære. F.eks. Er mit mål at træne 4 gange om ugen. Jeg tror, ​​at den ekstra energi gør mig bedre til at være fokuseret på opgaver, der er til rådighed. Adressering denne uge hjælper hinanden med at fokusere på dette!

Sjovt

Den vigtigste del af mødet er, hvordan vi afslutter det: med latter. Dette er meget vigtigt, da folk forlader mødet med et smil på deres ansigt og er klar til weekenden.

Der er en masse prestige i at levere den bedste sjov, og det er en rolle, som moderatoren skal tage meget alvorligt.

Her er et sjovt eksempel fra en tidligere uge:

GIF-kilde: Imgur

Kulturdelen kan indgå i holdmødet for små hold op til syv personer, men det kan måske ikke skaleres godt derfra. Når dit team vokser, anbefaler vi at teste dette afsnit i mindre grupper i din virksomhed. Ved større holdmøder (8+ personer) anbefaler vi dig at reducere kulturdelen ved at fjerne samtalen gennem al den individuelle rapportering.

Min opmuntring til dig er at identificere, hvilke områder du ønsker at vokse og finde vigtige for den kultur, du vil fremme og adressere dem ugentligt.

Socialt (månedligt)

Sociale begivenheder er den første tilbagevendende begivenhed, som jeg opfordrer dig til at planlægge i din teamkalender. At have det sjovt sammen uden for arbejdet er super vigtigt for holdkulturen og et sted at opbygge tillid.

Dette er et af de tip, der ser ud til at overraske folk mest, da de har lyst til at gøre en masse sociale ting med teamet allerede. Alligevel er det i dag, da tingene går godt. Jeg forbereder dig til de mørke dage, hvor tiden mellem hver øl øges, og oftere end ikke, de sociale begivenheder forsvinder. Når de hårde dage kommer, kan du muligvis begynde at undgå hinanden, når det er mest afgørende for dig at sætte et smil på hinandens ansigt og hjælpe hinanden med at huske, hvorfor du gør dette sammen. Dette er et kæmpe advarselsskilt om, at noget ikke stemmer med dit team. Ved at planlægge det undgår vi at tabe det, fordi det af en eller anden grund er ubehageligt. De sociale begivenheder kan hjælpe dig med at begynde at tale med hinanden igen. Det kan være lettere at gøre det uden for dine kontormure.

Forslag kan være:

  • Gå efter drinks
  • Spiller spil
  • Skiløb
  • At lave en sauna
  • Escape room
  • Laver aftensmad

Alt, der ikke er direkte arbejdsrelateret, der hjælper alle med at grine og nyde hinandens selskab.

Sociale begivenheder er også dejlige til at tilskynde folk til at lære hinanden bedre at kende, især dem, der ikke arbejder direkte sammen. Disse begivenheder er også en effektiv måde at ombordstille nye teammedlemmer. Min anbefaling er at have en ekstra social begivenhed den første uge med en ny leje.

Og sidst: sociale begivenheder behøver ikke koste penge. Flere af ovenstående forslag er mulige på et lavt budget!

For at tackle dette hoved på skal du udpege nogen som "ansvarlig for det sociale" eller tilmelde folk til hver social begivenhed og få dem til ansvar at planlægge det. Har en social begivenhed planlagt hver måned. Målet er, at alle skal deltage og have det sjovt sammen.

Personlig evaluering (kvartalsvis)

Næste op er den personlige evaluering. Dette er vores hemmelige sauce til at tackle konflikter på Megacool, før de går ud af hånden.

Fire gange om året sætter vi os sammen og giver hinanden og os selv feedback: to konstruktive og to positive. Dette giver os mulighed for at prise, hvad vi nyder og værdsætter med hinanden, på samme tid som vi adresserer forbedringsområder. Jeg er også nødt til at give mig selv feedback. Dette giver mig mulighed for at reflektere over, hvordan jeg bliver et bedre teammedlem, og jeg prøver at gennemgå mig selv og min præstation gennem mine teammedlemmers øjne.

Før vi starter, får alle post-it-notater at skrive videre. Dette er for at sikre, at alle forbereder sig til sessionen og ikke kommenterer farten. Den, der skal starte, begynder med at dele sine to konstruktive forbedringer om sig selv, efterfulgt af de positive. Uden at kommentere imellem, vil resten af ​​holdet tage skift på at give feedback. Når alle har givet deres feedback, vil modtageren kommentere feedbacken. I slutningen vil modtageren modtage alle post-it-notater med kommentarer, som de skal beholde og arbejde videre til næste gang.

Når vi gør denne session, går vi et sted komfortabelt, og efter mødet prøver vi at gøre noget sjovt sammen. Det kan være ganske overvældende, da det er en af ​​de hårdeste, men givende, øvelser, vi gør.

At lave personlige evalueringer var noget, vi startede hos vores tidligere firma, Dirtybit, med 8 personer. Det tog cirka to timer. Jeg kan huske, hvor overrasket mine holdkammerater var over alle de positive ting, deres medarbejdere sætter pris på dem! Alle gik altid ind i sessionerne stressede og bekymrede og forladte sessionen med et stort smil! Og hvis det var deres første gang, ville de sige: ”Åh, det var ikke så slemt!” Eller ”Jeg troede, det ville være langt værre!”

Denne øvelse kræver, at folk er åbne for input og faktisk prøver at arbejde på deres ”problemer” og samtidig gøre mere af, hvad andre kan lide ved dem. Dette er til folk, der vil vokse.

Da vi startede Megacool, gjorde vi det hver anden uge. Efterhånden som vores firma modnes, har vi afregnet hver fjerde måned.

Jeg opfordrer dig til at begynde at gøre noget i disse linjer, hvis du ikke allerede har et system til at give feedback. Det giver dig et forum til at diskutere de hårde ting, du vil have, at dine holdkammerater skal arbejde på. Hvis du er usikker på, hvordan dine holdkammerater reagerer på kritik, skal du begynde at planlægge dem hver måned og starte med de enkle ting for at se, hvordan dine holdkammerater reagerer.

Team retrospektiv (kvartalsvis)

Da jeg arbejdede på Dirtybit, lancerede vi et spil, der viste sig at mislykkes. Dagen før vi lancerede den, besluttede vi at evaluere udviklingsprocessen. Dette var første gang, vi vurderede det. Ved at evaluere det dagen før lanceringen undgik vi at evaluere baseret på resultatet, men fokuserede snarere på processen. Vi brugte "Retrospektiv" som metode til evalueringsprocessen og fandt den så værdifuld, at vi bruger metoden til det meste af vores evalueringsindsats på Megacool i dag.

Når du laver et tilbageblik, fokuserer du på:

  • Fortsæt: Hvad fungerer?
  • Start: Hvad kan forbedres næste gang / skal vi begynde at gøre?
  • Stop: Hvad skal vi bestemt ikke fortsætte med?

Efterhånden som vores opstart udvikler sig, foretager vi nu et retrospektiv for hver sprint, hackathons og kvartalsvis på teamprocessen. For teamets retrospektiv går vi gennem forskellige emner og laver individuelle retrospektiver for hver. For Megacool er disse:

  • Produkt & Process
  • Administrator, bogføring, kommunikation, strategi og kontor
  • Personlig vækst og kultur

Disse emner er blevet personaliseret for os og fungerer muligvis ikke for dig. Når vi udfører denne øvelse, har vi brug for alle at bidrage. Jo større holdet er, desto vigtigere er det! Alle får to minutter til at skrive deres tanker om hvert emne, inden de går rundt i en cirkel for at indsamle input. Når alt er anført, snakker vi igennem og er enige om de passende handlinger og delegerer ansvaret. Efter hver session skal du lave en hurtig afstemning for at se, om dit team kunne lide processen, og om noget kan forbedre den.

Her er et eksempel fra vores sidste retrospektivteam om emnet: Produkt og proces. Som du kan se, har vi omkring jævnt fordelt kommentarer til Fortsæt og Start, mens Stop er tomt. Normalt er der kun et par varer, der er anført på stop, men vi finder det stadig værdifuldt.

Hold klemmer

Et bonustips til alle dem, der har små hold på samme sted. Dette er underligt, men det virker vidundere.

At være medstiftere er som at være gift, undtagen køn. Som i ethvert forhold, skal du ikke gå i seng uden at arbejde igennem dine problemer. Da vi er medstiftere, er det ikke muligt at have make-up sex efter en frustreret diskussion, men i stedet “kram det ud”.

Derfor har vi gjort det til en vane at altid give hinanden et godt nat omfavnelse, inden vi går ud af kontoret i slutningen af ​​dagen! I betragtning af at du ikke ønsker at være tæt på eller røre ved nogen, som du er meget frustreret over, tvinger dette os til enten at tale det ud eller reflektere over, om det trods alt er en stor aftale. Som ethvert forhold er du nødt til at vælge dine kampe, og omfavne hinanden minder os om, hvorfor vi gør, hvad vi gør, og hvorfor vi ønsker at gøre dette sammen.

Dette startede, da stifterne delte en lille lejlighed i San Francisco. Vi bor nu separat men har fortsat med at gøre dette, når du forlader kontoret om natten. Så på vores samarbejdsområde mener alle nu, at nordmenn er superkomfortable med fysisk kontakt og omfavner hinanden hele tiden, hvilket for dem af jer, der kender nordmenn, generelt ikke er tilfældet!

Disse noter er baseret på en præsentation, jeg holdt på Slush Founders Day 2016. Jeg vil gerne takke Andreas Saari for muligheden. Tak til Tiff for at have læst udkast til dette.

Jeg tager mig en skriftlig udfordring med at udgive noget nyt hver dag i en uge. Hvis du vil læse, hvad der er næste, kan du abonnere her og tjek, hvad min udfordrer skriver på hendes blog. Du kan også hjælpe mig med at finde ud af, hvad jeg skal skrive om ved at stille spørgsmål i kommentarerne eller på Twitter.

Denne historie offentliggøres i The Startup, Medium's største iværksætterpublikation efterfulgt af 277.050+ mennesker.

Abonner for at modtage vores tophistorier her.